Kişisel Verilerin Korunması Politikası

İÇİNDEKİLER

1.    GİRİŞ

1. 1. Tanımlar

1. 2. KVK Politikasının Amaç ve Kapsamı

2.    KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ

2. 1. Kişisel Verilerin İşlenmesi ile İlgili Genel İlkeler

2. 2. Kişisel Verilerin İşlenme Şartları

2. 3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

2. 4. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi

3.    KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

4.    KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI

5.    KİŞİSEL VERİLERİ GÜVENLİĞİNİ SAĞLAMAK AMACIYLA ALINAN TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

6.    İLGİLİ KİŞİLERİN KİŞİSEL VERİLERİ ÜZERİNDEKİ HAKLARI

7.    KVK POLİTİKASI’NDA YAPILACAK DEĞİŞİKLİKLER

1. GİRİŞ

Değerli Meslektaşlarımız, Kişisel verilerin korunması Ankara Bölgesi Veteriner Hekimler Odası (bundan sonra “AVHO” olarak anılacaktır) için önem arz eden bir husustur. AVHO, yürüttüğü hizmet ve faaliyetler kapsamında gerçek kişilerden elde ettiği kişisel verilerin korunması hususunda göstermiş olduğu hassasiyet gereği veri güvenliğinin sağlanması için her türlü teknik ve idari tedbiri almıştır.

AVHO, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (KVK Kanunu) yürürlüğe girdiği 7 Nisan 2016 tarihiyle birlikte meslektaşlarımıza ait kişisel verilerin gizliliğini bir çalışma ilkesi olarak benimsemiştir. AVHO, bütün hizmet ve faaliyetlerini gerek T.C. Anayasası gerekse KVK Kanunu ve konuya ilişkin ikincil mevzuatla uyumlu bir şekilde yürütmek amacıyla KVK Kanunu’nun öngördüğü bütün ilkeleri benimsemekte, kişisel verilerin işlenmesi, silinmesi, yok edilmesi, anonim hale getirilmesi, aktarılması, ilgili kişinin aydınlatılması ve veri güvenliğinin sağlanmasıyla ilgili üzerine düşen yükümlülüklerini yerine getirmektedir. Bu kapsamda düzenlenen işbu KVK Politikası, kişisel verisi işlenen gerçek kişilerin erişimine sunulmaktadır.

AVHO ile paydaş ilişkisi bulunan meslektaşlarımız, AVHO personelleri, hizmet alımı kapsamında çalışan personelleri, iştirakleri, çözüm ortakları, tedarikçiler ve ziyaretçiler; kişisel verilerinin işlenmesi, üçüncü kişilere aktarılması, kişisel veri toplamanın hukuki sebepleri ile kanunda yer alan hakları konularında detaylı bilgiye işbu KVK Politikası metninden ulaşabileceklerdir.

1.1. TANIMLAR

1.2. KVK POLİTİKASI’NIN AMAÇ VE KAPSAMI

Bu KVK Politikası, kişisel verilerin AVHO tarafından elde edilmesi, kullanılması, aktarılması, imha edilmesi ve diğer şekillerde işlenmesine ilişkin konular ile kişisel verilerin korunması için AVHO tarafından alınan teknik ve idari tedbirleri ve ilgili kişilerin haklarını açıklamaktadır. Bu KVK Politikası;

• AVHO ile ilişkisi süren veteriner hekimler: AVHO’ya üye olan veteriner hekimler veya bir başka nedenle AVHO ile herhangi bir devam eden hizmet ilişkisi nedeniyle bir işlem kaydı bulunan gerçek kişiler.
• AVHO ile ilişkisi sona ermiş olan veteriner hekimler: AVHO üyeliği son vermiş veteriner hekimler.
• AVHO çalışanları: İş Kanunu, İş Güvenliği mevzuatı başta olmak üzere ilgili mevzuat gereği kişisel verileri işlenen AVHO çalışanları.
• AVHO eski çalışanları: İş Kanunu, İş Güvenliği mevzuatı başta olmak üzere ilgili mevzuat gereği iş akdinin sona ermesinin ardından belirli süre ile işlenmesi zorunlu olan veriler açısından, iş akdi sona ermiş olmasına rağmen kişisel verileri işlenen AVHO çalışanları.
• AVHO hizmet sağlayıcıları, tedarikçi, alt işveren ve bunların çalışanları: AVHO’nun hizmet veya ürün aldığı veya alt yüklenicisi olan gerçek kişiler veya bu kişilerin çalışanları.
• AVHO ile iş ilişkisi sona ermiş olsa dahi AVHO hizmet sağlayıcıları, tedarikçi, alt işveren ve bunların çalışanları: AVHO ile olan sözleşmesel ilişkileri sona ermiş olmasına rağmen mevzuattan kaynaklanan yükümlülükler gereği verisi işlenilmeye devam eden hizmet sağlayıcılar, tedarikçiler ve altyükleniciler ve bunların çalışanları. Bu kişilere ilişkin veriler mevzuattan kaynaklanan işleme zorunluluğu sona erdiğinde ilgili prosedür uyarınca silinecektir.
• AVHO Yönetim Kurulu Üyesi,
• Görev süresi sona ermiş AVHO Yönetim Kurulu Üyesi
• Ziyaretçiler,
• İş birliği içinde olunan kurumların çalışanları,
• Üçüncü kişiler

KVK Kanunu kapsamında işlenen kişisel verileri için uygulanmaktadır. İlgili kişilerden açık rızaları alınarak ile ya da KVK Kanunu’nda sayılan diğer hukuka uygunluk halleri kapsamında elde edilen kişisel veriler, AVHO’nun hukuki yükümlülüklerinin yerine getirilmesi, hizmetlerinin gereği gibi sunulması, sunulan hizmetlerin kalitesinin arttırılması ve kalite politikasının iyileştirilmesi ve işbu KVK Politikasında belirtilen diğer amaçlarla işlenmektedir.

2. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ

2.1. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ İLE İLGİLİ GENEL İLKELER

AVHO, kişisel veri işleme faaliyetlerini gerçekleştirirken KVK Kanunu’nun 4. maddesinde sıralanan ilkelere riayet etmektedir.

• Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma:

AVHO, ilgili kişiden ya da üçüncü kişilerden elde ettiği kişisel verilerin kaynağını sorgular ve bunların hukuka uygun ve dürüstlük kuralları çerçevesinde elde edilmesi ile işlenmesine önem verir. Bu çerçevede AVHO, kişisel veri aktardığı üçüncü taraflara kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli uyarı ve bildirimleri yapar.

• Doğru ve gerektiğinde güncel olma:

AVHO, tüzel kişiliği bünyesinde bulunan bütün verilerin doğru bilgi olmasına, yanlış bilgi içermemesine ve nihayet kişisel verilerde değişiklik olduğu takdirde bunların kendisine iletildiği durumlarda güncellemeye önem verir. AVHO, müşterilerinin ya da kendisi ile temas kuran üçüncü kişilerin beyan ettiği kişisel verilerin doğruluğu ve güncelliği hususunda üzerine düşen makul özen ve dikkati göstermektedir.

• Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme:

AVHO, meşru ve hukuka uygun olan veri işleme amaçlarını, kişisel veri işleme faaliyetine başlamadan önce belirli ve açık bir biçimde ortaya koymaktadır. Bu şekilde belirlenmiş amaçlar dışında kişisel veriler işlenmemektedir.

• İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma:

AVHO, kişisel veri işleme faaliyetlerini yalnızca işlenme amacı ile sınırlı olarak gerçekleştirmektedir. Belirlenen amaçla ilgili olmayan kişisel veriler AVHO tarafından işlenmez.

• İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme:

AVHO, kişisel verileri mevzuatın öngördüğü veya işlenme amacının gerektirdiği süre kadar muhafaza eder. Buna karşın mevzuatın öngördüğü süre sona erdiğinde yahut işlenme amaçlarının tamamı ortadan kalktığında kişisel verileri siler, yok eder ya da anonimleştirir.

Söz konusu ilkeler; AVHO’nun kişisel verileri açık rızaya dayanarak veya diğer veri işleme şartlarına uygun bir şekilde işlemiş olup olmadığına bakılmaksızın uygulanır. Bu noktada AVHO, kişisel verileri veri işleme şartlarına ve genel ilkelere uygun şekilde işlemekte olup aydınlatma yükümlülüğünü de yerine getirmektedir.

2.2. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI

AVHO, kişisel verileri açık rıza ile yahut diğer veri işleme şartlarına uygun olarak sayılan hallerde işlemektedir:

• Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
• İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

KVK Kanunu’na göre kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel veridir. (KVK Kanun m.6)

AVHO, özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde, KVK Kanunu ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından öngörülen ilave önlemleri alır.

Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde KVK Kanunu’nun 6. maddesinde sıralanan veri işleme şartlarına ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından ilan edilen ilave tedbirlere riayet edilmektedir. Bu kapsamda özel nitelikli kişisel veriler aşağıdaki hallerde işlenmektedir:

• İlgili kişinin açık rızasının bulunması
• Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinin kanunlarda öngörülmesi.
• Sağlık ve cinsel hayata ilişkin verilerin kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla sır saklama yükümlülüğü altındaki kişiler tarafından işlenmesi.

2.3. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI

AVHO, kişisel verileri KVK Kanunu’nun 5. ve 6. maddesinde yer alan hukuki sebepler çerçevesinde aşağıda sayılı amaçlar için işlemektedir:

• 6343 sayılı Veteriner Hekimliği Mesleğinin İcrasına, Türk Veteriner Hekimleri Birliği ile Odalarının Teşekkül Tarzına Ve Göreceği İşlere Dair Kanun hükümleri çerçevesinde veteriner hekimlerin AVHO’ya yazılma ve üyelik işlemlerinin yürütülmesi,
• Türk Veteriner Hekimleri Birliği Hizmetlerinin Yürütülmesine İlişkin Uygulama Yönetmeliği hükümlerine göre veteriner hekimlerin AVHO’ya üyelik işlemlerinin yürütülmesi,
• 5363 sayılı Tarım Sigortaları Kanunu hükümleri kapsamında AVHO’dan veteriner hekimlere ilişkin yetkili kurum ve kuruluşlardan talep edilecek bilgilerin aktarılması,
• 5996 sayılı Veteriner Hizmetleri, Bitki Sağlığı, Gıda ve Yem Kanunu hükümlerine göre AVHO’dan veteriner hekimlere ilişkin yetkili kurum ve kuruluşlardan talep edilecek bilgilerin aktarılması,
• 5199 Sayılı Hayvanları Koruma Kanunu hükümlerine göre AVHO’dan veteriner hekimlere ilişkin yetkili kurum ve kuruluşlardan talep edilecek bilgilerin aktarılması ve yasal işlemlerin yapılması,
• 1380 sayılı Su Ürünleri Kanunu hükümlerine göre AVHO’dan veteriner hekimlere ilişkin yetkili kurum ve kuruluşlardan talep edilecek bilgilerin aktarılması ve yasal işlemlerin yapılması,
• Hayvan Hastaneleri Yönetmeliği hükümlerine göre AVHO’dan veteriner hekimlere ilişkin yetkili kurum ve kuruluşlardan talep edilecek bilgilerin aktarılması ve yasal işlemlerin yapılması,
• Ev ve Süs Hayvanlarının Üretim, Satış, Barınma ve Eğitim Yerleri Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre AVHO’dan veteriner hekimlere ilişkin yetkili kurum ve kuruluşlardan talep edilecek bilgilerin aktarılması ve yasal işlemlerin yapılması,
• Hayvan Satış Yerlerinin Ruhsatlandırma ve Denetleme Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre AVHO’dan veteriner hekimlere ilişkin yetkili kurum ve kuruluşlardan talep edilecek bilgilerin aktarılması ve yasal işlemlerin yapılması,
• Ev ve Süs Hayvanlarının Ticari Olmayan Hareketlerinde Uygulanacak Hayvan Sağlığı Şartlarına Dair Yönetmeliği hükümlerine göre AVHO’dan veteriner hekimlere ilişkin yetkili kurum ve kuruluşlardan talep edilecek bilgilerin aktarılması ve yasal işlemlerin yapılması,
• Veteriner Hekim Muayenehane ve Poliklinik Yönetmeliği hükümlerine göre AVHO’dan veteriner hekimlere ilişkin yetkili kurum ve kuruluşlardan talep edilecek bilgilerin aktarılması ve yasal işlemlerin yapılması,
• Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi
• Çalışanlar İçin İş Akdi ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
• Çalışanlar İçin Yan Haklar ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi
• Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi
• Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
• Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
• Fiziksel Mekân Güvenliğinin Temini
• Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
• Hukuk İşlerinin Takibi ve Yürütülmesi
• İç Denetim/ Soruşturma Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması
• İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi
• İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Organizasyon ve Etkinlik Yönetimi
• Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi
• Talep / Şikayetlerin Takibi
• Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini
• Yetenek / Kariyer Gelişimi Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
• Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması ve Takibi

Bahsi geçen amaçlarla gerçekleştirilen işleme faaliyetinin, KVK Kanunu kapsamında öngörülen sair veri işleme şartlarından herhangi birini karşılamıyor olması halinde, ilgili veri işleme sürecine ilişkin olarak AVHO tarafından ilgili kişiden açık rıza temin edilmektedir.

2.4. KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMA YÖNTEMİ

Söz konusu kişisel veriler, temel olarak işbu KVK Politikası kapsamında sözleşmenin kurulması ve ilgili kişilere daha iyi hizmet sağlanması amacıyla işlenmektedir.

Kişisel veriler, AVHO veya AVHO adına veri işleyen gerçek/tüzel kişiler tarafından, başvuru formları, Çözüm Merkezi, CİMER, talep-şikayet formları, internet sitesi, muhtelif sözleşmeler, her türlü bilgi formları, anketler, toplantılar, yüz yüze görüşmeler, seminerler, konferanslar, iş başvuru formları, iş sözleşmeleri, sosyal medya uygulamaları aracılığıyla, tedarikçilerimizden, iştirakimizden, sosyal ve kültürel proje yürüttüğümüz kuruluşlardan gelen yazılı, sözlü ve dijital bildirimler, çağrı merkezleri, e-posta ve burada sayılanlarla sınırlı olmamak üzere sözlü, yazılı veya elektronik kanallar aracılığı ile KVK Kanunu’nda belirtilen kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak ve işbu KVK Politikasında belirtilen hukuki sebepler doğrultusunda toplamaktadır.

Söz konusu kişisel veriler, kamusal ve idari faaliyetlerimizin, tabi olduğumuz kanunlara uygun olarak sunulabilmesi ve bu kapsamda AVHO hizmetlerini yürütebilmesi ile kanundan doğan sorumluluklarımızı eksiksiz ve doğru bir şekilde yerine getirebilmesi, ilgili kişilerin temel hak ve özgürlerine zarar vermeden AVHO olarak meşru menfaatlerimizin yerine getirilmesi amaçlarıyla işlenmektedir.

AVHO, çalışanlarının kişisel verilerini, iş ilişkileri bakımından gerekli olduğu kadarıyla ve ilgili mevzuatın izin verdiği diğer hallerde onay alınmaksızın işlemekte olup çalışanlarına ait kişisel verilerin gizliliği ve korunmasını temin etmektedir.

3. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

AVHO, kişisel verileri yalnızca işbu KVK Politikasında belirtilen amaçlar doğrultusunda ve KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerine uygun olarak aktarmaktadır. Bu kapsamda AVHO, topladığı kişisel verileri aşağıda belirtilen kişi ve yetkili kurumlara belirli amaçlarla aktarabilecektir: 

• İlgili mevzuat hükümlerine göre kamu hizmeti niteliğindeki faaliyetlerimizin denetimi amacıyla yetkili kamu kuruluşlarına,
• İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının talepleri doğrultusunda ve talep amaçlarıyla sınırlı olarak hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına,
• AVHO, kamu hizmetlerini gerçekleştirebilmek amacıyla iş birliği içinde olduğu muhtarlıklar, sivil toplum kuruluşları, gönüllü teşekküller, gerçek/tüzel kişiler ile kamu kurum ve kuruluşları ile çözüm ortaklarına,
• Kamusal nitelikteki hizmetlerimizle ve iş faaliyetlerimizle sınırlı olmak üzere tüm hizmet sağlayıcısı tedarikçilerimize (Örn. banka, iş sağlığı güvenliği (isg) şirketi, yazılım firması, diğer destek firmaları gibi),
• Bulut hizmetleri kapsamında dijital verilerin anlaşmalı olduğumuz bulut hizmeti veren kurum/kuruluşlara,
• Taraf olduğumuz sözleşme gereklerinin yerine getirilmesi veya sözleşmeler kapsamında hizmet alımlarının sağlanması, organizasyon ve etkinlik süreçlerinin yerine getirilmesi için gerekli olduğu ölçüde ilgili kurum, kuruluş veya anlaşmalı olduğumuz firmalara, aktarılabilmektedir.

AVHO, kişisel verileri paylaşmasının amacı, kamu hizmetlerinin sunabilmek, yasal yükümlülüklerini yerine getirmek, ilgili kişi ile akdetmiş olduğu sözleşmenin uygulanmasını sağlamak, hizmetler ile ilgili hileli veya yasadışı faaliyetleri engellemek ve tespit etmek ile diğer faaliyetlerini hukuka uygun biçimde yürütmektir.

AVHO, veri paylaşım faaliyetlerinde hukuka uygun davranmayı ilke edinir. Kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişiler ile ancak hizmetin gerektirdiği ölçüde veri paylaşılmaktadır. Bu tarafların mutlaka veri güvenliğine ilişkin tedbirleri alması için azami özen gösterilmektedir.

Yukarıda belirtilen yurt içi aktarıma konu kişisel veriler, veri güvenliğini sağlayacak teknik tedbirlerin yanı sıra; veri aktarım sözleşmeleri vasıtasıyla hukuksal olarak da korunmaktadır.

AVHO, işlediği kişisel verileri; yasalar karşısındaki yükümlülüğünü ifa etmek amacıyla yasal olarak bu bilgileri talep etmeye yetkili olan kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşabilecektir.

4. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI

KVK Kanunu uyarınca kişisel veriler, doğru ve güncel tutulmakta, ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmektedir. Bu süre her kişisel veri kategorisi için ayrı olarak belirlenmekte olup bu sürenin geçmesinden sonra ise ilgili kişisel veriler Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca belirlenen periyodik imha sürelerinin sonunda silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini; kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini; kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini ifade etmektedir.

Bu kapsamda AVHO, gerekli periyodik imha sürelerini belirlemiş ve Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası oluşturmuştur. AVHO kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemleri kayıt altına alır ve söz konusu kayıtları mevzuatta belirlenen veya işlem için gereken süre kadar saklar.

İlgili kişiler, AVHO’ya başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde AVHO;

• Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa talebe konu kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir. İlgili kişinin talebini en geç otuz gün içinde sonuçlandırır ve ilgili kişiye bilgi verir.
• Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmış ve talebe konu olan kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılmışsa bu durumu üçüncü kişiye bildirir; üçüncü kişi nezdinde gerekli işlemlerin yapılmasını temin eder.
• Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, bu talebi KVK Kanunu’nun 13. maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekçesini açıklayarak reddedebilir ve ret cevabını ilgili kişiye en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirir.

5. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİNİ SAĞLAMAK AMACIYLA ALINAN TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

AVHO, kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için, teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre teknik ve idari tedbirler almaktadır. Kişisel verilerin korunması için alınan teknik ve idari tedbirler, özel nitelikli kişisel veriler bakımından özenle ve ilave tedbirlerle uygulanmakta ve AVHO bünyesinde gerekli denetimler periyodik olarak en üst düzeyde sağlanmaktadır.

AVHO, kişisel verilerin yalnızca bu KVK Politikasında belirtilen amaçlar kapsamında işlenmesini sağlamak ve kötü niyetli olarak kullanılması, kişisel verilere yetkisiz şekilde erişilmesi, paylaşılması, yok edilmesi veya değiştirilmesi gibi riskleri azaltmak için uygun her türlü güvenlik tedbirini almış bulunmaktadır. Bu güvenlik tedbirleri kişisel verilerin yeterli düzeyde veri koruması sağlamayabilecek ülkelere aktarımı gibi konularda alınan sair önlemleri de kapsamaktadır.

Kişisel veriler gizlidir ve AVHO bu gizliliğe riayet etmektedir. Kişisel verilere ancak AVHO içinde yetki verilmiş kişiler ulaşabilir. Bu çerçevede yazılımların standartlara uygun olması, üçüncü tarafların özenle seçilmesi ve AVHO içinde de veri koruma politikasına riayet edilmesi sağlanmaktadır.

AVHO veri güvenliği sağlamak için aldığı teknik ve idari tedbirler kapsamında;

• Çalışanlarına yönelik kişisel verilerin korunması konusunda düzenli eğitimler ve farkındalık çalışmaları düzenlemektedir.
• AVHO kişisel veri işleme envanterine dayalı olarak politikalar oluşturmakta ve politikaların uygulanması için gerekli süreçleri kurgulamaktadır.
• AVHO kişisel verilerin korunması hukuku kapsamındaki risklerini tespit etmekte ve risklerin bertaraf edilmesine yönelik çalışmaları özenle yürütmektedir. Bu kapsamda aktif aydınlatma ve açık rıza kanallarını yaratmaktadır.
• Kişisel verilerin korunması hukukuna ilişkin yükümlülüklerin yerine getirilmesi için AVHO içi periyodik denetimler gerçekleştirmektedir.
• Güncellenen mevzuata uyum konusunda sürekli olarak hukuki danışmanlık hizmeti temin etmektedir.
• Özel nitelikli kişisel verilerin korunması için ayrı bir politika oluşturmakta ve Kurulca belirlenen ilave tedbirleri uygulamaktadır.
• Veri işleyenler ile ilişkilerin yönetilmesi konusunda gerekli veri paylaşım sözleşmesi vb. tedbirleri uygulamaktadır.
• Güvenlik duvarları ve Güvenli Soket Katmanı (SSL) şifrelemesi gibi genel kabul görmüş güvenlik teknolojisi standartlarını kullanmaktadır.
• Virüs koruma sistemleri, güvenli veri tabanları, sunucular, güvenlik duvarları kullanmaktadır.
• Elektronik posta bilgilerinin şifrelenmesi dâhil, güncel teknolojik gelişmeler ışığında kişisel verileri korumak için risk durumunun analizini yapılarak en geniş ve uygun önleyici güvenlik önlemleri almaktadır.
• Kişisel verilerin saklanacağı veri tabanlarının güvenliğini sağlamak için güvenli teknik altyapıyı oluşturmaktadır.
• Alınan teknik tedbirlerin ve denetim süreçlerinin raporlanmasına ilişkin prosedürleri belirlemektedir.
• Kişisel verilerin korunmasına ilişkin sair idari tedbirleri almaktadır.
• Güvenliğe ilişkin önlemler, periyodik olarak yenilenmekte ve geliştirilmektedir.

AVHO’nun gerekli bilgi güvenliği önlemlerini almasına karşın, AVHO tarafından işletilen platformlara veya AVHO sistemine yapılan saldırılar sonucunda kişisel verilerin zarar görmesi veya yetkisiz üçüncü kişilerin eline geçmesi durumunda AVHO, söz konusu ihlali gidermek için derhal harekete geçer ve ilgilinin zararını en aza indirir. AVHO, bu durumu derhal ilgili kişilere ve Kurul’a bildirir ve gerekli önlemleri alır.

6. İLGİLİ KİŞİLERİN KİŞİSEL VERİLERİ ÜZERİNDEKİ HAKLARI

Türkiye Cumhuriyeti Anayasası’na göre, herkes, kendisiyle ilgili kişisel verilerin korunmasını isteme hakkına sahiptir. Bu bağlamda ilgili kişinin kişisel verileri üzerindeki hakları KVK Kanunu’nun 11. maddesinde aşağıda şekilde sıralanmıştır:

• Kişisel verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerinin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Kişisel verilerinin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerinin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
• KVK Kanunu’nun 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• İşbu silme, yok etme veya düzeltme işlemlerinin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerinin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle veri sahibinin aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerinin KVK Kanunu’na aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

İlgili kişilerin yukarıda sayılan haklarına ilişkin taleplerini Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de öngörülen başvuru usullerine uygun olarak AVHO’ya iletmesi durumunda AVHO, işbu talebi niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde AVHO, Kurulca belirlenen tarifedeki ücreti alabilecektir.

İlgili kişi, yukarıda belirtilen hakları kapsamında taleplerini, yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişi tarafından AVHO’ya daha önce bildirilen ve AVHO’nun sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle iletebilir. Yapılan başvuruda;         

• Ad, soyad ve başvuru yazılı ise imza,
• Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası,
• Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi,
• Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası,
• Talep konusu

Bulunması ve konuya ilişkin bilgi ve belgelerin başvuruya eklenmesi zorunludur. Başvurular ancak Türkçe olması halinde değerlendirmeye alınacaktır. İlgili kişiler adına üçüncü kişilerin başvuru talebinde bulunabilmesi için ilgili kişi tarafından başvuruda bulunacak kişi adına noter kanalıyla düzenlenmiş özel vekâletname bulunmalıdır.

• GÜNCELLEME

AVHO, işbu KVK Politikasında her zaman değişiklik yapabilir. Bu değişiklikler, değiştirilmiş yeni KVK Politikasının yayınlandığı gün geçerlilik kazanır. Politikada yapılan değişiklikler aşağıdaki tabloda gösterilmektedir.